POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE
Versiunea 1.0
Ultima actualizare: 26.06.2026
ARTICOLUL 1. Introducere
1.1. Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care NOW IT WORKS S.R.L. („Societatea” sau „Operatorul”) prelucrează datele cu caracter personal în calitate de Operator, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („Regulamentul GDPR”) și cu legislația aferentă, în contextul furnizării de servicii prin intermediul platformei HRworks („Platforma”).
1.2. Prezenta Politică de Confidentialitate reglementează exclusiv prelucrările de date cu caracter personal realizate de Societate în calitate de Operator, pentru propriile sale scopuri, precum administrarea Platformei, gestionarea conturilor de client, administrarea abonamentelor, facturarea, suportul tehnic, comunicarea cu utilizatorii, securitatea Platformei și îndeplinirea obligațiilor legale.
1.3. Datele cu caracter personal introduse de clienți în Platformă în cadrul utilizării modulelor HR, Pontaj, SSM, PSI și Contabilitate sunt prelucrate de Societate exclusiv în calitate de Persoană împuternicită, în numele și pe seama clientului, în condițiile prevăzute în Anexa nr. 1 – Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal (Data Processing Agreement – DPA) din Termenii și Condiții.
1.4. In sensul prezentei Politici de Confidentialitate, cuvintele scrise cu majuscule vor avea semnificatiile care le sunt atribuite de Regulamentul GDPR si termenii inruditi trebuie interpretati in consecinta, cu precadere notiunile referitoare la „Date cu caracter personal”, „Operator”, „Persoana imputernicita/ Imputernicit” si „Persoana vizata”.
ARTICOLUL 2. Datele Operatorului
2.1. Datele de identificare și datele de contact ale Operatorului sunt următoarele:
- Denumire: NOW IT WORKS S.R.L.
- Sediu: Mun. București, B-dul Pierre de Coubertin nr. 3-5, Clădirea Office Building, etaj 1, Spatiile E1.19, E1.20 si E1-27, Sector 2
- CUI: RO 33928000
- Nr. Registrul Comerțului: J2014014872407
- E-mail: [email protected]
- Telefon: 021 307 60 93
ARTICOLUL 3. Datele cu caracter personal prelucrate, scopurile și temeiurile prelucrării
3.1. În funcție de modul în care utilizați Platforma HRWorks, Societatea poate prelucra următoarele categorii de Date cu caracter personal, în calitate de Operator:
a) Date necesare creării și administrării contului de client, precum: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, parola (stocată în format securizat), precum și alte informații necesare administrării contului.
Aceste date sunt prelucrate în scopul creării și administrării contului de client, autentificării în Platformă și furnizării serviciilor, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul GDPR (executarea contractului).
b) Date necesare administrării relației contractuale și a abonamentului, precum: numele, prenumele și datele de contact ale administratorilor de cont sau persoanelor desemnate de client sa gestioneze contul de client sau ale reprezentanților legali/contractuali ai clientului, după caz, istoricul comunicărilor comerciale și alte informații necesare executării contractului.
Aceste date sunt prelucrate în scopul administrării relației contractuale, furnizării serviciilor, gestionării abonamentului și comunicării cu clientul, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul GDPR (executarea contractului).
c) Date necesare facturării și îndeplinirii obligațiilor legale, precum: numele și prenumele persoanei de contact, adresa de e-mail pentru facturare și orice alte date cu caracter personal care pot fi cuprinse în documentele financiar-contabile emise de Societate.
Aceste date sunt prelucrate în scopul emiterii documentelor fiscale, administrării plăților și respectării obligațiilor legale aplicabile, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) (executarea contractului) și lit. c) (îndeplinirea unei obligații legale) din Regulamentul GDPR.
d) Date comunicate în cadrul cererilor, sesizarilor, reclamatiilor și solicitărilor de suport tehnic, precum: nume, adresă de e-mail, număr de telefon și orice alte informații comunicate voluntar de persoana vizată.
Aceste date sunt prelucrate în scopul soluționării solicitărilor, acordării suportului tehnic și administrării relației cu clienții și utilizatorii. Ca regulă generală, prelucrarea se realizează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul GDPR (executarea contractului). În situațiile în care solicitarea nu este legată de executarea unui contract, prelucrarea se realizează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul GDPR, respectiv în baza interesului legitim al Societății de a răspunde solicitărilor primite, de a administra relația cu persoanele care contactează Societatea, de a preveni și soluționa eventualele reclamații sau litigii și de a-și proteja drepturile și interesele legitime.
e) Date tehnice generate prin utilizarea Platformei, precum: adresa IP, numarul de accesari, data si ora accesari Platformei, preferinte selectate, optiunile cu privire la cookies, date de localizare, log-uri.
Aceste date sunt prelucrate în scopul asigurării funcționării și securității Platformei, prevenirii utilizării neautorizate, investigării incidentelor de securitate sau îmbunătățirea funcționalităților Platformei și a calității serviciilor. Prelucrarea se realizează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul GDPR, respectiv în baza interesului legitim al Societății de a asigura funcționarea în condiții optime și securitatea Platformei, de a oferi servicii de calitate și de a proteja drepturile și interesele sale legitime, precum și pe cele ale clienților săi.
f) Date prelucrate pentru respectarea obligațiilor legale sau apărarea drepturilor Societății, în măsura în care acestea sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de lege, prevenirea fraudelor, soluționarea litigiilor sau exercitarea ori apărarea unui drept în fața autorităților competente sau a instanțelor judecătorești.
Aceste date sunt prelucrate în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul GDPR, atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale care revine Societății, și/sau al art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul GDPR, atunci când prelucrarea este necesară în scopul realizării interesului legitim al Societății de a preveni și investiga fraudele sau alte activități ilicite, de a-și exercita, constata ori apăra drepturile și interesele legitime, inclusiv în cadrul procedurilor administrative, judiciare sau al altor proceduri de soluționare a litigiilor, precum și de a proteja drepturile și interesele legitime ale clienților săi.
3.2. Societatea prelucrează Datele cu caracter personal cu respectarea principiilor legalității, echității și transparenței, limitării scopului, reducerii la minimum a datelor, exactității, limitării stocării, integrității și confidențialității, precum și a principiului responsabilității prevăzute de Regulamentul GDPR.
3.3. În cazul în care Societatea intenționează să utilizeze Datele cu caracter personal într-un alt scop decât cele prevăzute în prezentul articol, persoana vizată va fi informată anterior începerii respectivei prelucrări, în condițiile prevăzute de Regulamentul GDPR.
3.4. Furnizarea anumitor Date cu caracter personal este necesară pentru crearea contului de client, încheierea și executarea contractului, furnizarea serviciilor solicitate sau îndeplinirea obligațiilor legale care revin Societății. Persoana vizată nu are obligația de a furniza aceste date, însă, în lipsa lor, Societatea poate fi în imposibilitatea de a crea contul de client, de a încheia sau executa contractul, de a furniza serviciile solicitate, de a răspunde solicitărilor transmise ori de a-și îndeplini obligațiile legale aplicabile.
3.5. Societatea nu utilizează procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrarea automată a Datelor cu caracter personal, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate sau să le afecteze într-un mod similar semnificativ.
ARTICOLUL 4. Destinatarii datelor
4.1. Societatea poate comunica Datele cu caracter personal, în măsura în care acest lucru este necesar, către:
- angajații și colaboratorii autorizați ai Societății;
- furnizorii de servicii de contabilitate, audit, consultanță juridică sau alte servicii profesionale;
- instituții publice și autorități competente, atunci când comunicarea este impusă de lege;
- alți destinatari, în măsura în care comunicarea este necesară pentru executarea contractului sau pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale Societății.
4.2. Societatea se asigură că destinatarii datelor prelucrează Datele cu caracter personal în condiții de confidențialitate și securitate, în conformitate cu legislația aplicabilă.
ARTICOLUL 5. Transferuri internaționale
5.1. In prezent, Societatea nu efectuează transferuri de Date cu caracter personal către state din afara Spațiului Economic European sau către organizații internaționale.
5.2. În situația în care un astfel de transfer va deveni necesar, acesta va fi realizat cu respectarea dispozițiilor legale aplicabile și numai în condițiile asigurării unui nivel adecvat de protecție a Datelor cu caracter personal. Persoanele vizate vor fi informate în mod corespunzător cu privire la transfer și la garanțiile aplicabile, în măsura în care acestea sunt prevăzute de legislația în vigoare.
ARTICOLUL 6. Durata păstrării Datelor cu caracter personal
6.1. Societatea păstrează Datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, executarea raporturilor contractuale, respectarea obligațiilor legale care îi revin ori pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor și intereselor sale legitime.
6.2. Ca regulă generală, Societatea prelucrează datele cu caracter personal asociate contului de client pe durata existenței acestuia. În cazul suspendării accesului la Platformă sau al închiderii contului de client, Societatea va păstra datele cu caracter personal pentru perioada prevăzută în Termenii și Condițiile Platformei, după care le va șterge, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege sau este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea drepturilor și intereselor sale legitime.
6.3. La expirarea perioadelor de păstrare aplicabile, Societatea va șterge Datele cu caracter personal, cu excepția situațiilor în care legislația aplicabilă impune sau permite păstrarea acestora pentru o perioadă mai îndelungată.
6.4. Persoanele vizate pot solicita informații suplimentare cu privire la perioadele de păstrare aplicabile diferitelor categorii de Date cu caracter personal, utilizând datele de contact prevăzute la art. 11. din prezenta Politică de confidențialitate.
ARTICOLUL 7. Drepturile Persoanelor vizate
7.1. În condițiile și în limitele prevăzute de Regulamentul GDPR, Persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:
a) Dreptul de acces – dreptul de a obține confirmarea că Societatea prelucrează sau nu Date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, acces la aceste date și la informațiile prevăzute de Regulamentul GDPR.
b) Dreptul la rectificare – dreptul de a solicita rectificarea Datelor cu caracter personal inexacte sau completarea celor incomplete.
c) Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – dreptul de a solicita ștergerea Datelor cu caracter personal în cazurile prevăzute de Regulamentul GDPR.
d) Dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a solicita limitarea prelucrării Datelor cu caracter personal în situațiile prevăzute de Regulamentul GDPR.
e) Dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi Datele cu caracter personal furnizate Societății într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și de a solicita transmiterea acestora către un alt operator, în condițiile prevăzute de Regulamentul GDPR.
f) Dreptul la opoziție – dreptul de a se opune, din motive legate de situația sa particulară, prelucrării Datelor cu caracter personal întemeiate pe interesul legitim al Societății, precum și prelucrării în scop de marketing direct, în condițiile prevăzute de Regulamentul GDPR.
g) Dreptul de a retrage consimțământul – în cazul în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.
h) Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și/sau de a se adresa instanțelor judecătorești competente.
7.2. Pentru exercitarea drepturilor prevăzute în prezentul articol sau pentru orice solicitare privind prelucrarea Datelor cu caracter personal, Persoanele vizate pot contacta Societatea la adresa de e-mail indicată la art. 11. din prezenta Politică de confidențialitate.
ARTICOLUL 8. Securitatea datelor
8.1. Societatea implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea Datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, divulgării neautorizate ori accesului neautorizat, în conformitate cu art. 32 din Regulamentul GDPR.
8.2. În funcție de natura serviciilor furnizate și de riscurile identificate, aceste măsuri pot include, după caz, utilizarea conexiunilor securizate (HTTPS), controlul accesului, autentificarea utilizatorilor, copii de siguranță (backup), jurnalizarea evenimentelor relevante de securitate, găzduirea infrastructurii în Uniunea Europeană și actualizarea periodică a sistemelor informatice.
8.3. În cazul producerii unui incident de securitate care afectează Date cu caracter personal, Societatea va acționa în conformitate cu obligațiile prevăzute de Regulamentul GDPR și de legislația aplicabilă.
ARTICOLUL 9. Cookie-uri
9.1. Platforma utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru asigurarea funcționării acestuia, îmbunătățirea experienței utilizatorilor.
9.2. Informații detaliate privind utilizarea cookie-urilor sunt disponibile în Politica privind utilizarea cookie-urilor disponibilă aici.
ARTICOLUL 10. Modificarea Politicii
10.1. Societatea își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de confidențialitate ori de câte ori este necesar pentru reflectarea modificărilor legislative, a funcționalităților Platformei sau a modului de prelucrare a datelor.
10.2. Versiunea actualizată va fi publicată pe Site, iar modificările vor produce efecte de la data publicării sau de la data indicată în cuprinsul acesteia.
ARTICOLUL 11. Date de contact
11.1. Pentru orice întrebări privind prelucrarea Datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de Regulamentul GDPR, ne puteți contacta la adresa de e-mail: [email protected]