Termeni si conditii

Actualizat: 06.07.2026

TERMENI ŞI CONDIŢII DE UTILIZARE A SERVICIILOR FURNIZATE PRIN INTERMEDIUL SITE-ULUI HRWORKS.RO

ARTICOLUL 1. Termeni generali

1.1. Prezentul document conținând termenii și condițiile (denumit în continuare "Termeni și Condiții") stabilește care sunt condițiile în care orice persoană poate accesa Site-ul ori poate utiliza în orice mod serviciile oferite prin intermediul acestuia. Termenii și Condițiile reprezintă contractul încheiat de dumneavoastră cu Prestatorul, vă rugăm să citiți integral acest document înainte de a utiliza Serviciile aferente Site-ului.

1.2. Utilizatorii înțeleg și acceptă că utilizarea Serviciilor, precum și accesarea sau vizitarea în continuare a Site-ului constituie o acceptare în întregime și necondiționată a Termenilor și Condițiilor.

1.3. Dacă aveți nelămuriri cu privire la conținutul Termenilor și Condițiilor, obligațiile prevăzute de acest document sau orice alte întrebări referitoare la Servicii, le puteți comunica pe adresa de mail [email protected]

1.4. În înțelesul Termenilor și Condițiilor, termenii următori înseamnă:

  • Prestatorul — NOW IT WORKS S.R.L., cu sediul social în Mun. București, B-dul Pierre de Coubertin nr. 3-5, Clădirea Office Building, etaj 1, Spatiile E1.19, E1.20 si E1-27, Sector 2, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. J2014014872407, având Codul de Identificare Fiscală RO 33928000 și Identificatorul Unic la Nivel European (EUID): ROONR.J2014014872407.
  • Platforma / Site / HRworks — aplicația software HRworks, accesibilă la hrworks.ro și app.hrworks.ro, inclusiv aplicațiile mobile și toate modulele (SSM, PSI, HR, Pontaj, Contabilitate).
  • Servicii — serviciile furnizate de Prestator prin intermediul Platformei, în regim SaaS (Software as a Service), accesibile în baza unui abonament valabil, inclusiv funcționalitățile, actualizările, mentenanța și suportul tehnic aferente, în condițiile prezentilor Termeni și Condiții.
  • Utilizatorul — orice persoană care accesează Site-ul, fără a crea un cont sau a achiziționa serviciile oferite prin intermediul Platformei.
  • Clientul — orice Utilizator care creează un cont și/sau achiziționează un abonament prin intermediul Platformei.
  • Contul de Client — spațiul de lucru creat de Client pentru accesarea Serviciilor.
  • Datele Clientului — orice date, informații, documente și date cu caracter personal încărcate, generate sau procesate de Client prin Platformă, inclusiv date privind angajații, contractele, facturile și clienții săi.
  • Angajat Gestionat — orice persoană înregistrată ca angajat activ într-o firmă administrată din Contul de Client, utilizată ca unitate de calcul al abonamentului.
  • Regulament GDPR — Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal.

ARTICOLUL 2. Serviciile

2.1. HRworks este o platformă software furnizată în regim SaaS (Software as a Service), disponibilă exclusiv online, printr-un protocol sigur de comunicare (https), dezvoltată și operată de Prestator, destinată digitalizării și gestionării activităților de resurse umane, salarizare, administrare de personal, securitate și sănătate în muncă (SSM), prevenire și stingere a incendiilor (PSI), pontaj, gestionarea documentelor, contractelor, clienților și facturilor, precum și a altor procese administrative disponibile prin intermediul Platformei.

2.2. Pentru utilizarea Serviciilor, Utilizatorul trebuie să își creeze un Cont de Client și să furnizeze informațiile necesare configurării acestuia. Prin intermediul Contului de Client, acesta poate accesa și utiliza funcționalitățile disponibile în Platformă, precum și gestiona informațiile și documentele aferente activității sale.

2.3. Serviciile sunt furnizate în regim de abonament, iar acesta oferă Clientului acces la toate modulele disponibile în cadrul Platformei: SSM, PSI, HR, Pontaj și Contabilitate. Serviciile sunt furnizate exclusiv ca pachet integrat, modulele Platformei neputând fi achiziționate individual.

2.4. În cadrul abonamentului, Clientul beneficiază de actualizări, îmbunătățiri, mentenanță și suport tehnic, conform condițiilor stabilite în Termeni și Condiții.

2.5. Prestatorul își rezervă dreptul de a adăuga, modifica, actualiza, suspenda sau elimina anumite funcționalități ale Platformei, în măsura în care aceste modificări sunt necesare pentru dezvoltarea Serviciilor, conformarea cu cerințele legale sau îmbunătățirea experienței Clienților. În cazul modificărilor care afectează în mod semnificativ utilizarea Serviciilor, Clientul va fi notificat în prealabil.

2.6. Platforma este furnizată ca serviciu online și necesită conexiune la internet pentru utilizarea funcționalităților sale.

2.7. Serviciile sunt destinate exclusiv profesioniștilor, persoanelor juridice, PFA, II, IF sau altor entități care utilizează Platforma în scopul desfășurării activității profesionale.

ARTICOLUL 3. Contul de Client. Înregistrare și administrare

3.1. Accesarea Serviciilor furnizate prin intermediul Platformei se realizează prin intermediul unui Cont de Client, creat prin completarea formularului de înregistrare disponibil pe Platformă și accesibil pe baza adresei de e-mail și a parolei stabilite la înregistrare.

3.2. Clientul declară și garantează că toate informațiile furnizate la înregistrare și pe durata utilizării Platformei sunt reale, complete, exacte și actualizate. Clientul are obligația de a actualiza fără întârziere orice informație care devine inexactă sau incompletă.

3.3. Clientul este singurul responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare asociate Contului de Client, inclusiv a adresei de e-mail și a parolei utilizate pentru accesarea Platformei.

3.5. Clientul va lua toate măsurile rezonabile pentru prevenirea accesului neautorizat la Contul său de Client și va notifica de îndată Prestatorul în cazul în care suspectează pierderea, divulgarea, compromiterea sau utilizarea neautorizată a credențialelor de acces.

3.6. Toate acțiunile efectuate prin intermediul Contului de Client sunt considerate a fi realizate de către Client, până la momentul notificării Prestatorului cu privire la compromiterea sau utilizarea neautorizată a contului.

3.7. Prestatorul nu răspunde pentru prejudiciile rezultate din utilizarea neautorizată a Contului de Client ca urmare a divulgării, pierderii sau compromiterii credențialelor de acces din culpa Clientului ori a persoanelor cărora acesta le-a permis accesul la cont, cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel sau prejudiciul a fost cauzat exclusiv de culpa Prestatorului.

ARTICOLUL 4. Licența de utilizare. Drepturi de proprietate intelectuală

4.1. Drepturile de proprietate intelectuală

4.1.1. Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei aparțin în mod exclusiv Prestatorului și sunt protejate de legislația română în vigoare.

4.1.2. Aceste drepturi includ, fără limitare, drepturile de autor, drepturile asupra bazelor de date, secretele comerciale, know-how-ul tehnic, mărcile, denumirile comerciale, elementele grafice, interfețele, documentația, materialele de instruire, conținutul publicat pe Site, precum și orice alte drepturi de proprietate intelectuală aferente Platformei.

4.1.3. Drepturile menționate anterior includ, de asemenea, fără limitare, codul sursă, codul obiect, arhitectura tehnică, structura și organizarea Platformei, precum și toate actualizările, modificările, dezvoltările, îmbunătățirile și versiunile viitoare ale Platformei.

4.1.4. Datele, documentele și informațiile încărcate sau introduse în Platformă de către Client rămân proprietatea Clientului sau a titularilor de drept ai acestora. Prezentul articol nu conferă Prestatorului niciun drept de proprietate asupra acestora.

4.2. Licența de utilizare

4.2.1. Pe durata abonamentului activ, Prestatorul acordă Clientului o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și nesublicențiabilă de utilizare a Platformei, exclusiv pentru desfășurarea activității proprii și în conformitate cu prezentii Termeni și Condiții. Accesul la Platformă și la serviciile asociate este condiționat de plata abonamentului conform prezentelor Termeni și Condiții.

4.2.2. Licența acordată permite Clientului exclusiv accesarea și utilizarea funcționalităților disponibile în Platformă prin intermediul contului creat și în limitele abonamentului contractat.

4.2.3. Licența încetează automat la data încetării raporturilor contractuale dintre părți, indiferent de motivul încetării.

4.3. Restricții privind utilizarea Platformei

4.3.1. Clientul se obligă să nu efectueze, direct sau indirect, personal sau prin intermediul unor terți, următoarele acțiuni:

a) să copieze, reproducă, distribuie, vândă, închirieze, sublicențieze sau să pună la dispoziția terților Platforma ori părți ale acesteia;

b) să permită accesul la Platformă altor persoane decât utilizatorii autorizați în cadrul Contului de Client;

c) să divulge sau să partajeze credențialele de acces către persoane neautorizate;

d) să decompileze, dezasambleze, efectueze operațiuni de reverse engineering ori să încerce să obțină codul sursă al Platformei;

e) să modifice, adapteze, traducă sau să creeze lucrări derivate pe baza Platformei;

f) să elimine, modifice sau ascundă mențiunile privind drepturile de autor, mărcile sau orice alte elemente de identificare a drepturilor de proprietate intelectuală ale Prestatorului;

g) să utilizeze Platforma în scopul dezvoltării, testării sau comercializării unor produse ori servicii concurente;

h) să utilizeze Platforma într-un mod care poate afecta funcționarea, securitatea, integritatea sau disponibilitatea acesteia ori a infrastructurii tehnice utilizate pentru furnizarea Serviciilor.

4.4. Încălcarea drepturilor

În cazul încălcării obligațiilor prevăzute în prezentul articol, Prestatorul are dreptul de a suspenda imediat accesul Clientului la Platformă și/sau de a înceta furnizarea Serviciilor, fără a aduce atingere dreptului său de a solicita repararea integrală a prejudiciilor suferite.

ARTICOLUL 5. Perioada de testare și abonamente

5.1. Clientul beneficiază de o perioadă de testare gratuită a Platformei de 14 (paisprezece) zile calendaristice de la data creării Contului de Client.

5.2. Accesul la Platformă după expirarea perioadei de testare se realizează în baza unui abonament achiziționat de Client. Abonamentul poate fi lunar sau anual, la alegerea Clientului.

5.3. Valoarea abonamentului se determină în funcție de numărul de Angajați Gestionați, conform grilei de tarifare afișate pe Site. Grila de tarifare este degresivă, tarifele fiind aplicate gradual pe fiecare interval de angajați. Valoarea abonamentului se calculează prin cumularea valorilor rezultate pentru fiecare interval aplicabil.

5.4. Valoarea abonamentului lunar nu poate fi mai mică decât abonamentul minim afișat pe Site. În cazul în care valoarea rezultată din aplicarea grilei de tarifare este inferioară acestui prag, se va factura abonamentul minim.

5.5. Tarifele aplicabile, inclusiv valoarea abonamentului minim, grila de tarifare și orice costuri suplimentare, sunt afișate pe Site aici [link].

5.6. Abonamentul produce efecte de la data confirmării cu succes a plății și este valabil pentru perioada aleasă de Client la momentul achiziționării.

5.7. Reînnoirea abonamentului nu se realizează automat. Pentru continuarea utilizării Platformei după expirarea perioadei de valabilitate, Clientul trebuie să achiziționeze un nou abonament, în condițiile prevăzute la art. 6.

5.8. Înainte de expirarea perioadei de testare sau a perioadei de valabilitate a abonamentului, Platforma va afișa notificări privind apropierea termenului de expirare și posibilitatea achiziționării unui abonament sau reînnoirii abonamentului, după caz.

5.9. La expirarea perioadei de testare și la fiecare reînnoire a abonamentului, valoarea abonamentului se calculează automat de Platformă în funcție de numărul de Angajați Gestionați existenți la data calculării contravalorii abonamentului. În cazul Clienților care administrează mai multe firme prin același Cont de Client, calculul se realizează prin însumarea Angajaților Gestionați ai tuturor firmelor asociate Contului de Client.

5.10. Prestatorul poate acorda beneficii comerciale pentru plata anticipată a abonamentului, inclusiv perioade gratuite sau alte reduceri, conform ofertelor publicate pe Platformă.

ARTICOLUL 6. Plata abonamentului, facturarea și suspendarea accesului

6.1. Plata abonamentului, facturarea

6.1.1. Plata abonamentelor se efectuează exclusiv online, cu card bancar, prin intermediul procesatorului de plăți integrat în Platformă.

6.1.2. Tranzacțiile sunt procesate de către un procesator de plăți autorizat, prin intermediul unei conexiuni securizate, datele transmise fiind criptate. Datele cardului bancar nu sunt colectate, stocate sau prelucrate de către Prestator, ci exclusiv de către procesatorul de plăți, în conformitate cu termenii și condițiile și politica de confidențialitate aplicabile acestuia.

  • 6.1.3. Înainte de confirmarea plății, Clientului îi va fi afișată suma efectiv de plată, inclusiv orice taxe aplicabile.

6.1.4. Facturile fiscale aferente abonamentului se transmit Clientului prin intermediul Platformei și sistemului RO e-Factura, în termen de cel mult 3 (trei) zile lucratoare de la confirmarea efectuării plății.

6.1.5. Accesul la Platformă se activează sau, după caz, se reactivează automat după confirmarea cu succes a plății.

6.1.6. Contravaloarea abonamentelor deja achitate nu se rambursează pentru perioada de valabilitate rămasă neutilizată, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.

6.2. Suspendare accesului

6.2.1. Expirarea perioadei de testare

6.2.1.1. La expirarea perioadei de testare gratuite de 14 (paisprezece) zile calendaristice, dacă nu s-a achiziționat un abonament, accesul Clientului la funcționalitățile Platformei se suspendă automat.

6.2.1.2. Pe perioada suspendării, care durează 30 (treizeci) de zile calendaristice de la data suspendării, Clientul poate:

(i) achiziționa un abonament pentru reactivarea accesului la Platformă; sau

(ii) descărca datele asociate Contului de Client și solicita închiderea acestuia.

6.2.1.3. La expirarea perioadei prevăzute la art. 6.2.1.2., în cazul în care Clientul nu a achiziționat un abonament, Contul de Client va fi închis, iar datele asociate acestuia vor fi șterse din Platformă, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege. Înainte de ștergerea datelor, Prestatorul va transmite la adresa de e-mail asociată Contului de Client o copie a datelor disponibile pentru export.

6.2.2. Expirarea abonamentului

6.2.2.1. În cazul în care abonamentul nu este reînnoit prin achitarea contravalorii acestuia până la data expirării perioadei de valabilitate, Clientul beneficiază de un termen suplimentar de 7 (șapte) zile calendaristice de la data expirării în care poate efectua plata, accesul la Platformă fiind menținut pe durata acestui termen.

6.2.2.2. În cazul în care Clientul nu efectuează plata în termenul prevăzut la art 6.2.2.1., accesul la Platformă se suspendă automat pentru o perioadă de 30 (treizeci) de zile calendaristice. Pe durata suspendării, Clientul nu mai poate vizualiza, modifica sau introduce date în Platformă, având exclusiv posibilitatea descărcării datelor asociate Contului de Client.

6.2.2.3. La expirarea perioadei prevăzute la art. 6.2.2.2., Contul de Client va fi închis, iar datele asociate acestuia vor fi șterse din Platformă, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege. Înainte de ștergerea datelor, Prestatorul va transmite la adresa de e-mail asociată Contului de Client o copie a datelor disponibile pentru export.

ARTICOLUL 7. Obligațiile Prestatorului

7.1. Prestatorul are următoarele obligații:

  • Sa asigure accesul Clientului la Platformă, cu respectarea condițiilor de disponibilitate prevăzute la Articolul 9 din prezenții Termeni și Condiții;
  • Sa furnizeze actualizări, patch-uri de securitate și îmbunătățiri ale Platformei, după cum sunt dezvoltate și puse la dispoziție în mod general Clienților Platformei.
  • Sa asigure stocarea securizata a Datelor Clientului pe servere situate in Uniunea Europeana, copii de siguranță (backup) automatizate și măsuri privind restaurarea datelor;
  • Sa asigure suport tehnic Clientului prin e-mail si/sau platforma de ticketing, in zilele lucratoare, cu timp de raspuns de regulă în maximum 8 ore lucratoare pentru incidente critice si în maximum 24 de ore lucratoare pentru solicitari de suport standard;
  • Sa pastreze confidentialitatea datelor si informatiilor Clientului si sa nu le dezvaluie tertilor, cu exceptia situatiilor impuse de lege sau de o autoritate publica competenta.

ARTICOLUL 8. Obligațiile Clientului

8.1. Clientul are următoarele obligații:

  • Sa achite la scadenta facturile aferente abonamentului;
  • Sa utilizeze Platforma și/sau Contul de Client exclusiv in conformitate cu scopul contractat, cu prevederile prezenților Termeni si Condiții si cu instructiunile de utilizare furnizate de Prestator;
  • Sa desemneze una sau mai multe persoane responsabile cu administrarea Contului de Client, din interiorul organizatiei sale, si sa se asigure ca aceste persoane cunosc si respecta prevederile prezenților Termeni si Condiții;
  • Să răspundă integral pentru acțiunile și inacțiunile tuturor persoanelor responsabile desemnate conform literei c) de mai sus;
  • Să asigure confidentialitatea si securitatea credentialelor de acces si să notifice imediat Prestatorul in cazul oricarei suspiciuni de utilizare neautorizata;
  • Să mențină actualizate datele de identificare, contact și facturare asociate Contului de Client. Prestatorul nu răspunde pentru consecințele generate de furnizarea unor informații incomplete, inexacte sau neactualizate de către Client;
  • Clientul are obligația de a menține actualizată adresa de e-mail asociată Contului de Client și de a verifica în mod periodic mesajele și notificările transmise prin intermediul Platformei. Prestatorul nu răspunde pentru neprimirea comunicărilor cauzată de furnizarea unei adrese de e-mail incorecte, neactualizate sau inaccesibile ori de neconsultarea notificărilor disponibile în Platformă;
  • Sa nu utilizeze Platforma și/sau Contul de Client in moduri care ar putea afecta functionarea, performanta sau securitatea Platformei;
  • Sa utilizeze Platforma și/sau Contul de Client cu respectarea legislatiei aplicabile, inclusiv in materia drepturilor de autor, protectiei datelor, fiscala si a muncii, fiind exclusiv responsabil pentru legalitatea datelor si a activitătilor desfasurate prin intermediul acestora;
  • Clientul este responsabil pentru legalitatea prelucrării datelor cu caracter personal introduse în Platformă și pentru respectarea obligațiilor care îi revin în temeiul legislației aplicabile. Prestatorul nu răspunde pentru încălcări ale legislației privind protecția datelor imputabile Clientului, conform detaliilor prevăzute în Anexa 1;
  • Clientul este singurul responsabil pentru legalitatea, exactitatea, completitudinea și utilizarea tuturor informațiilor, documentelor, fișierelor, datelor și altor materiale introduse, încărcate, generate, stocate sau transmise prin intermediul Platformei și garantează că acestea nu încalcă legislația aplicabilă ori drepturile unor terți;
  • Sa coopereze cu Prestatorul in vederea investigarii si remedierii incidentelor tehnice si sa furnizeze, la cerere, informatii privind modul de utilizare al Platformei și/sau al Contului de Client.

ARTICOLUL 9. Disponibilitatea serviciului, suport și mentenanță

9.1. Prestatorul asigură suport tehnic privind utilizarea Platformei prin formularul de suport disponibil in cadrul aplicatiei, dupa logare, în intervalul L–V, orele 09:00–18:00.

9.2. Prestatorul poate efectua lucrări de mentenanță, actualizare, dezvoltare sau remediere a unor incidente tehnice, care pot determina limitarea sau întreruperea temporară a accesului la Platformă. Prestatorul va depune eforturi rezonabile pentru a reduce impactul lucrărilor de mentenanță asupra utilizării Platformei.

9.3. Prestatorul depune eforturi rezonabile pentru asigurarea disponibilității și funcționării corespunzătoare a Platformei, însă pot exista întreruperi temporare, erori sau limitări de funcționare determinate de mentenanță, actualizări, incidente tehnice sau cauze externe Prestatorului.

9.4. Prestatorul garanteaza functionarea corecta a Platformei pe ultimele doua versiuni majore ale navigatoarelor: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge si Safari. In cazul in care se utilizeaza alte navigatoare sau versiuni neactualizate, Prestatorul nu garanteaza functionarea corecta.

ARTICOLUL 10. Răspunderea. Limitarea răspunderii

10.1. Clientul înțelege și acceptă că Platforma este furnizată în regim SaaS și că utilizarea acesteia depinde de factori tehnici externi, inclusiv conexiunea la internet, infrastructura IT utilizată de Client și serviciile furnizorilor terți implicați în furnizarea Serviciilor.

10.2. În măsura permisă de lege, răspunderea Prestatorului pentru prejudiciile cauzate Clientului ca urmare a încălcării obligațiilor sale contractuale este limitată la prejudiciile directe și previzibile, dovedite de Client și aflate în legătură directă cu fapta imputabilă Prestatorului.

10.3. Cu excepția cazurilor de fraudă, dol, încălcare intenționată a obligațiilor contractuale sau a altor situații pentru care legea nu permite limitarea răspunderii, răspunderea totală cumulată a Prestatorului față de Client, rezultată din sau în legătură cu utilizarea Platformei și furnizarea Serviciilor, nu va depăși valoarea abonamentelor achitate de Client către Prestator în ultimele 12 (douăsprezece) luni anterioare producerii evenimentului care a generat în mod direct prejudiciul.

10.4. În măsura permisă de lege, Prestatorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, pierderea profitului, pierderea oportunităților de afaceri, pierderea economiilor anticipate, pierderea reputației comerciale sau orice alte prejudicii indirecte ori consecutive suferite de Client.

10.5. Prestatorul nu poate fi tinut raspunzător pentru limitarile inerente furnizarii serviciilor in regim SaaS, inclusiv, dar fara a se limita la:

  • Calitatea, viteza si disponibilitatea conexiunii la internet a Clientului, care conditioneaza accesul la Platformă;
  • Incompatibilitatea navigatorului web (browser) utilizat de Client cu Platforma.
  • Intreruperile, latenta sau erorile cauzate de furnizorul de servicii de internet (ISP) al Clientului, de reteaua locala a Clientului sau de echipamentele de retea proprii ale acestuia;
  • Indisponibilitatea Platformei ca urmare a unor atacuri cibernetice de amploare (DDoS, zero-day exploits) asupra infrastructurii furnizorilor de hosting sau de retea terti, in masura in care acestea depasesc capacitatea tehnica rezonabila de contracarare;
  • Pierderea de date cauzata de actiunile Clientului (stergeri accidentale, modificari neautorizate), dincolo de perioada de backup garantata conform Termenilor și Conditiilor.

10.6. Prestatorul nu garanteaza conformitatea automată a documentelor generate sau a rezultatelor furnizate de Platformă cu cerintele legale aplicabile. Clientul are obligația verificării lor înainte de utilizare.

10.7. Prestatorul nu verifică, nu validează și nu garantează exactitatea, legalitatea sau conformitatea documentelor, informațiilor și datelor introduse de Client în Platformă și nu răspunde pentru consecințele utilizării acestora de către Client.

10.8. Prestatorul oferă suport tehnic privind utilizarea Platformei, însă nu furnizează consultanță juridică, fiscală, de resurse umane, salarizare, protecția datelor sau alte servicii de consultanță profesională. Clientul rămâne singurul responsabil pentru deciziile adoptate și pentru conformitatea activității sale cu legislația aplicabilă.

10.9. Prestatorul nu va fi răspunzător pentru nici o întârziere sau imposibilitate de a-și îndeplini obligațiile când acestea au apărut din cauze aflate în afara controlului rezonabil al Prestatorului.

10.10. Prestatorul nu răspunde pentru întreruperi, întârzieri, indisponibilități sau erori generate de servicii, platforme sau furnizori terți asupra cărora nu are control direct.

ARTICOLUL 11. Încetarea Serviciilor

11.1. Clientul poate înceta utilizarea Serviciilor în orice moment prin solicitarea închiderii Contului de Client sau prin neprelungirea abonamentului la expirarea perioadei de valabilitate.

11.2. Încetarea utilizării Serviciilor nu exonerează Clientul de obligația de a achita orice sume datorate până la data încetării raporturilor contractuale.

11.3. Prestatorul poate suspenda accesul la Platformă și/sau poate înceta furnizarea Serviciilor în cazul încălcării prevederilor din Termeni și Condiții, inclusiv în cazul utilizării neautorizate a Platformei ori al altor încălcări grave ale obligațiilor asumate de Client.

11.4. La încetarea Serviciilor, dreptul Clientului de a utiliza Platforma și licența de utilizare acordată în temeiul prezentelor Termeni și Condiții încetează de drept.

11.5. În cazul încetării Serviciilor ca urmare a expirării perioadei de testare sau a expirării abonamentului, suspendarea accesului, închiderea Contului de Client, ștergerea datelor și transmiterea copiei datelor disponibile pentru export se realizează în condițiile prevăzute la art. 6.2.

11.6. Încetarea Serviciilor nu afectează drepturile și obligațiile părților născute anterior datei încetării și nici clauzele care, prin natura lor, sunt destinate să producă efecte și după încetarea raporturilor contractuale.

ARTICOLUL 12. Forța Majoră

12.1. Niciuna dintre parti nu va fi raspunzatoare pentru neexecutarea sau executarea cu intarziere a obligatiilor contractuale, daca aceasta a fost cauzata de un eveniment de forta majora, astfel cum este definit de art. 1351 din Codul Civil, respectiv un eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil.

12.2. Partea care invoca forta majora este obligata sa notifice cealalta parte in termen de maximum 5 (cinci) zile calendaristice de la producerea evenimentului si sa depuna eforturi rezonabile pentru limitarea consecintelor acestuia.

12.3. Forța majoră va fi dovedită prin documente emise de autorități competente sau prin orice alte mijloace rezonabile de probă.

12.4. Nu constituie forță majoră și nu exonerează de răspundere:

a) lipsa fondurilor necesare executării obligațiilor de plată;

b) dificultățile interne ale părții;

c) deficiențele sistemelor informatice proprii ale Clientului sau ale rețelei acestuia.

12.5. Invocarea forței majore nu exonerează Clientul de obligațiile de plată scadente anterior apariției evenimentului.

12.6. În cazul în care evenimentul de forță majoră se prelungește pentru o perioadă mai mare de 60 (șaizeci) de zile calendaristice consecutive, oricare dintre părți poate înceta raporturile contractuale prin notificare scrisă transmisă celeilalte părți, fără plata de despăgubiri.

ARTICOLUL 13. Confidențialitate

13.1. Fiecare parte se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor comerciale, tehnice, financiare, operaționale sau de altă natură primite de la cealaltă parte în legătură cu utilizarea Platformei și furnizarea Serviciilor și să nu le utilizeze în alte scopuri decât cele necesare executării prezentelor Termeni și Condiții.

13.2. Nicio parte nu va divulga informațiile confidențiale ale celeilalte părți fără acordul prealabil al acesteia, cu excepția situațiilor în care divulgarea este necesară pentru furnizarea Serviciilor, este impusă de lege, de o autoritate competentă sau de obligațiile profesionale aplicabile.

13.3. Prestatorul poate comunica informații confidențiale angajaților, afiliaților, subcontractanților, furnizorilor de servicii și consultanților implicați în furnizarea Serviciilor, cu condiția ca aceștia să fie ținuți de obligații de confidențialitate corespunzătoare.

13.4. Obligațiile de confidențialitate prevăzute în prezentul articol rămân aplicabile pe întreaga durată a raporturilor contractuale și pentru o perioadă de 3 (trei) ani de la încetarea acestora.

13.5. Obligațiile prevăzute în prezentul articol nu se aplică informațiilor care:

a) sunt sau devin publice fără încălcarea prezentelor Termeni și Condiții;

b) au fost obținute în mod legal de la un terț care nu este ținut de obligații de confidențialitate;

c) erau cunoscute în mod legal Părții destinatare înainte de divulgarea lor de către cealaltă parte;

d) trebuie divulgate în temeiul unei obligații legale sau al unei solicitări formulate de o autoritate competentă.

ARTICOLUL 14. Puncte de contact

14.1. Punct unic de contact pentru autorități

În conformitate cu art. 11 din Regulamentul (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale („DSA”), autoritățile statelor membre, Comisia Europeană, coordonatorii serviciilor digitale din statele membre, Comitetul european pentru servicii digitale prevăzut de art. 61 din DSA, pot contacta Prestatorul în legătură cu aplicarea DSA prin formularul de contact disponibil pe site sau la adresa de e-mail următoare: [email protected]

14.2. Punct unic de contact pentru destinatarii Serviciului

În conformitate cu art. 12 din DSA, destinatarii Serviciului (respectiv Utilizatorii sau Clienții) pot contacta Prestatorul, prin oricare dintre mijloacele de comunicare de mai jos, atât pentru notificarea existenței unui conținut considerat ilegal, în conformitate cu art. 16 din DSA, cât și pentru orice alte solicitări privind aplicarea DSA:

  • adresa de e-mail: [email protected] ; sau
  • formularul de contact disponibil aici (campul ”Sesizari privind continut ilegal”)

ARTICOLUL 15. Utilizarea Platformei în conformitate cu DSA

15.1. Prestatorul nu are obligația generală de a monitoriza informațiile transmise sau stocate de Clienți în Platformă și nici de a căuta în mod activ fapte sau circumstanțe care să indice existența unor activități ilegale.

15.2. În cazul în care:

a) primește o notificare privind existența unor informații considerate ilegale, în condițiile art. 16 din prezentul document;

b) primește un ordin sau o solicitare din partea unei autorități competente, în condițiile legii; sau

c) deține indicii rezonabile că Platforma este utilizată cu încălcarea legislației aplicabile ori a prezentelor Termeni și Condiții,

Prestatorul poate efectua verificările pe care le consideră necesare și poate solicita Clientului informații, documente sau clarificări suplimentare.

15.3. În urma verificărilor efectuate și ținând seama de toate informațiile disponibile în mod legal și de eventualele clarificări furnizate de Client, Prestatorul poate decide să nu adopte nicio măsură sau, după caz, să dispună măsurile prevăzute de prezentele Termeni și Condiții, inclusiv suspendarea accesului la Contul de Client ori încetarea furnizării Serviciilor, atunci când apreciază în mod rezonabil că acestea sunt necesare pentru respectarea obligațiilor legale, protejarea drepturilor terților, asigurarea securității Platformei sau aplicarea prezentelor Termeni și Condiții.

15.4. La adoptarea măsurilor prevăzute în prezentul articol, Prestatorul acționează în mod diligent, obiectiv, proporțional și nediscriminatoriu, ținând seama de drepturile și interesele legitime ale persoanelor implicate.

15.5. În cazul în care, în temeiul prezentului articol, Prestatorul dispune suspendarea accesului la Platformă ori încetarea furnizării Serviciilor, acesta va comunica Clientului, fără întârzieri nejustificate și cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel, cel puțin următoarele informații:

a) măsura adoptată;

b) motivele care au stat la baza deciziei;

c) temeiul legal sau contractual al măsurii;

d) durata măsurii, dacă aceasta poate fi determinată;

e) informații privind utilizarea mijloacelor automatizate în procesul decizional, dacă este cazul;

f) informații privind căile de atac disponibile potrivit legislației aplicabile, inclusiv posibilitatea de a solicita soluționarea extrajudiciară a litigiului în condițiile art. 21 din Regulamentul (UE) 2022/2065 și dreptul de a se adresa instanțelor competente.

ARTICOLUL 16. Procedura de notificare privind conținutul ilegal (Notice & Action)

16.1. Principii generale

16.1.1. În conformitate cu art. 16 din Regulamentul (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale („DSA”), Prestatorul pune la dispoziția oricărei persoane mecanisme care permit notificarea existenței unor informații considerate ilegale sau a unei utilizări a Platformei despre care există motive rezonabile să se considere că încalcă legislația aplicabilă.

16.2. Modalitati de transmitere a notificarilor

16.2.1. Orice persoană fizică sau juridică poate transmite o notificare prin una dintre modalitățile prevăzute la art. 14. de mai sus.

16.2.2. În măsura în care notificarea conține datele de contact ale notificatorului, Prestatorul va confirma primirea acesteia fără întârzieri nejustificate.

16.3. Continutul notificarii

16.3.1. Pentru a putea fi analizată, notificarea trebuie să conțină, în măsura posibilului, cel putin urmatoarele elemente:

a) identificarea informațiilor sau a utilizării Platformei la care se referă notificarea;

b) o descriere suficient de clară a motivelor pentru care notificatorul apreciază că informațiile în cauză reprezintă conținut ilegal;

c) orice documente sau informații care susțin notificarea, dacă sunt disponibile;

d) numele și adresa de e-mail ale notificatorului, cu excepția cazurilor în care legislația permite transmiterea anonimă;

e) o declarație că notificarea este transmisă cu bună-credință și că informațiile furnizate sunt, după cunoștința notificatorului, exacte și complete.

16.3.2. În cazul în care notificarea nu conține informații suficiente pentru a permite analiza acesteia, Prestatorul poate solicita clarificări suplimentare. Dacă acestea nu sunt furnizate într-un termen rezonabil, Prestatorul poate clasa notificarea, fără a împiedica transmiterea unei noi notificări.

16.4. Analiza notificarilor

16.4.1. Prestatorul analizează notificările fără întârzieri nejustificate, cu diligență, în mod obiectiv, proporțional și nediscriminatoriu.

16.4.2. În funcție de natura notificării și de circumstanțele concrete ale cazului, Prestatorul poate:

a) solicita informații sau clarificări suplimentare notificatorului;

b) solicita Clientului vizat informații, documente sau clarificări privind aspectele semnalate;

c) efectua verificările pe care le apreciază necesare pentru evaluarea situației.

16.4.3. Analiza notificarilor este realizata prin evaluare umana, putand fi sustinuta de instrumente tehnice auxiliare, fara ca deciziile să fie adoptate exclusiv prin mijloace automatizate, pe baza informatiilor furnizate de notificator și de Clientul vizat, precum si a datelor disponibile la nivelul Platformei.

16.5. Soluționarea notificării

16.5.1. În urma analizei, Prestatorul poate decide, după caz:

a) clasarea notificării, atunci când nu rezultă indicii suficiente privind existența unei încălcări;

b) solicitarea unor clarificări/remediere din partea Clientului;

c) adoptarea măsurilor prevăzute la art. 15 din prezentele Termeni și Condiții, atunci când apreciază în mod rezonabil că acestea sunt necesare.

16.6. Comunicarea deciziei

16.6.1. Prestatorul va comunica notificatorului, în măsura în care acesta a furnizat date de contact și cu respectarea obligațiilor privind confidențialitatea și protecția datelor, informații privind soluționarea notificării.

16.6.2. În cazul în care, ca urmare a notificării, sunt adoptate măsuri față de Client, se aplică dispozițiile art. 15.5 privind comunicarea motivelor măsurii.

ARTICOLUL 17. Procedura de cunoaștere a Clientului

17.1. În măsura în care este necesar pentru respectarea obligațiilor legale care îi revin sau pentru furnizarea Serviciilor, Prestatorul poate solicita Clientului informații, documente sau clarificări privind identitatea acestuia, activitatea desfășurată, beneficiarii reali, precum și orice alte informații necesare în conformitate cu legislația aplicabilă.

17.2. Clientul declară și garantează că nu desfășoară și nu va desfășura, direct sau indirect, activități interzise de lege, inclusiv, fără a se limita la, activități de spălare a banilor, finanțare a terorismului sau evaziune fiscală.

17.3. Prestatorul poate verifica informațiile furnizate de Client prin consultarea surselor publice sau a altor surse disponibile în mod legal. În cazul în care, în urma acestor verificări, rezultă suspiciuni rezonabile privind încălcarea dispozițiilor art. 17.2. sau a legislației aplicabile, Prestatorul poate suspenda accesul la Platformă și/sau înceta furnizarea Serviciilor, cu notificarea Clientului într-un termen rezonabil, în măsura în care o astfel de notificare nu este interzisă de lege.

ARTICOLUL 18. Protecția datelor cu caracter personal

18.1. Acordul de prelucrare a datelor (Data Processing Agreement) dintre parti, in sensul art. 28 alin. (3) din GDPR, se regaseste in Anexa 1 la prezenții Termeni și Condiții.

ARTICOLUL 19. Legea aplicabila. Solutionarea litigiilor

19.1. Termenii si Condițiile Site-ului sunt guvernate si se interpreteaza in conformitate cu legea romana.

19.2. Partile se obliga ca, in cazul aparitiei oricarui conflict, neintelegeri sau dispute izvorate din sau in legatura cu prezentul contract, sa depuna, in primul rand, toate eforturile rezonabile pentru rezolvarea pe cale amiabila, prin negocieri directe, in termen de maximum 30 de zile calendaristice de la sesizarea scrisa a conflictului.

19.3. In cazul in care solutionarea amiabila nu este posibila in termenul prevazut mai sus, litigiile vor fi solutionate de instantele judecatoresti competente de la sediul Prestatorului, in conformitate cu legislatia romana in vigoare.

ARTICOLUL 20. Dispozitii Finale

20.1. Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica sau completa prezenții Termeni și Condiții, pentru motive precum modificări legislative, actualizarea funcționalităților Platformei, modificări tehnice, operaționale sau comerciale ori pentru adaptarea la evoluția Serviciilor.

20.2. Orice modificare a Termenilor și Condițiilor va fi comunicată Clientului prin e-mail și/sau prin intermediul Platformei, cu cel puțin 5 (cinci) zile înainte de data intrării sale în vigoare, cu excepția situațiilor în care o modificare este necesară pentru respectarea unei obligații legale, pentru protejarea securității Platformei sau pentru prevenirea unor riscuri iminente, caz în care modificarea poate produce efecte într-un termen mai scurt sau imediat, în măsura permisă de lege.

20.3. În cazul în care Clientul nu este de acord cu modificările comunicate, acesta poate înceta utilizarea Serviciilor și poate solicita încetarea raporturilor contractuale înainte de data intrării în vigoare a modificărilor.

20.4. Continuarea utilizării Platformei după data intrării în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea acestora de către Client.

20.5. Modificările nu vor produce efecte retroactive, cu excepția cazurilor prevăzute de lege sau atunci când acestea sunt în beneficiul Clientului.

20.6. Cu excepția cazurilor în care legea sau prezenții Termeni și Condiții prevăd o altă modalitate de comunicare, orice notificare sau informare transmisă de Prestator prin intermediul adresei de e-mail asociate Contului de Client și/sau prin intermediul Platformei se consideră comunicată la data transmiterii sau, după caz, la data punerii acesteia la dispoziția Clientului în Platformă.

ANEXA 1 - Protecția datelor cu caracter personal

ARTICOLUL 1. Obiectul și scopul Anexei

1.1. Prezenta Anexă constituie acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal („Data Processing Agreement” sau „DPA”), încheiat între Client, în calitate de operator în sensul art. 4 pct. 7 din GDPR („Operator”), și Prestator, în calitate de persoană împuternicită în sensul art. 4 pct. 8 din GDPR („Împuternicit”), în conformitate cu art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („GDPR”).

1.2. Prezenta Anexă face parte integrantă din Termenii și Condițiile Platformei HRWorks și reglementează condițiile în care Împuternicitul prelucrează date cu caracter personal în numele și pe seama Operatorului, în contextul furnizării Platformei HRWorks în regim Software as a Service (SaaS).

1.3. Prezenta Anexă se aplică exclusiv prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate de Împuternicit în numele și pe seama Operatorului.

1.4. Pentru prelucrările de date cu caracter personal realizate de Prestator în nume propriu, în calitate de operator, inclusiv cele referitoare la administrarea relației contractuale cu Clientul, gestionarea Contului de Client, facturare, suport tehnic, respectarea obligațiilor legale sau alte scopuri proprii, se aplică Politica de confidențialitate disponibilă pe Site aici.

ARTICOLUL 2. Rolul părților

2.1. Operatorul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal efectuate prin intermediul Platformei HRWorks și răspunde pentru legalitatea prelucrării acestor date, în conformitate cu GDPR și cu legislația aplicabilă.

2.2. Împuternicitul prelucrează datele cu caracter personal exclusiv în numele și pe seama Operatorului, în scopul furnizării Platformei HRWorks și al serviciilor asociate acesteia, cu respectarea prezentului DPA, a Termenilor și Condițiilor și a instrucțiunilor documentate ale Operatorului.

2.3. În sensul prezentei Anexe, instrucțiunile documentate ale Operatorului sunt reprezentate de:

a) prevederile Termenilor și Condițiilor Platformei;

b) prevederile prezentei Anexe;

c) configurările, opțiunile și operațiunile efectuate de Operator prin intermediul Platformei;

d) orice alte instrucțiuni comunicate în scris Împuternicitului, în măsura în care acestea sunt conforme cu legislația aplicabilă și cu funcționalitățile Platformei.

2.4. Împuternicitul nu utilizează datele cu caracter personal prelucrate în numele Operatorului în scopuri proprii și nu stabilește în mod independent scopurile sau mijloacele prelucrării acestora, cu excepția situațiilor în care o astfel de prelucrare este impusă de lege.

ARTICOLUL 3. Obiectul, natura și scopul prelucrării

3.1. În vederea furnizării Platformei HRWorks în regim Software as a Service (SaaS), Împuternicitul prelucrează datele cu caracter personal exclusiv în numele și pe seama Operatorului, în conformitate cu instrucțiunile acestuia, cu prevederile prezentei Anexe, ale Termenilor și Condițiilor Platformei și ale art. 28 din GDPR, în limitele necesare funcționării Platformei.

3.2. În cadrul furnizării Platformei, Împuternicitul efectuează exclusiv operațiunile tehnice necesare pentru asigurarea funcționării serviciilor puse la dispoziția Operatorului, care pot include, fără a se limita la:

a) primirea, înregistrarea și stocarea datelor introduse de Operator prin intermediul Platformei;

b) găzduirea bazelor de date și a informațiilor stocate în Platformă;

c) menținerea disponibilității, integrității și funcționării Platformei;

d) realizarea copiilor de siguranță (backup) și, după caz, restaurarea datelor în scopul asigurării continuității serviciilor;

e) punerea la dispoziția Operatorului a funcționalităților Platformei pentru consultarea, modificarea, exportul sau ștergerea datelor introduse de acesta;

f) ștergerea datelor în condițiile prevăzute de Termenii și Condițiile Platformei, de prezenta Anexă sau la instrucțiunile Operatorului;

g) orice alte operațiuni tehnice strict necesare furnizării, mentenanței, securității și funcționării Platformei.

3.3. Împuternicitul nu stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal introduse în Platformă și nu intervine asupra conținutului acestora, cu excepția cazurilor în care acest lucru este necesar pentru executarea instrucțiunilor Operatorului, asigurarea funcționării Platformei, respectarea unei obligații legale sau protejarea securității serviciilor.

3.4. Scopul prelucrării efectuate de Împuternicit îl reprezintă exclusiv furnizarea, administrarea tehnică, mentenanța, securizarea și asigurarea funcționării Platformei HRWorks, fără utilizarea datelor în scopuri proprii.

ARTICOLUL 4. Categorii de date cu caracter personal

4.1. Datele cu caracter personal introduse, încărcate sau generate de către Operator prin intermediul Platformei și prelucrate în temeiul prezentei Anexe pot include, fără a se limita la:

a) date de identificare și de contact, precum: nume, prenume, CNP, seria și numărul actului de identitate, data nașterii, cetățenie, domiciliu sau reședință, adresă de corespondență, adresă de e-mail, număr de telefon și alte date similare;

b) date privind raporturile de muncă și administrarea resurselor umane, precum: funcția, departamentul, ocupația, date privind contractul individual de muncă, vechimea, salariul, beneficiile, programul de lucru, concediile, evaluările profesionale și alte informații aferente administrării personalului;

c) date privind evidența timpului de muncă, precum: programul de lucru, prezența, pontajul, orele lucrate, orele suplimentare, absențele, concediile și alte informații aferente evidenței timpului de muncă;

d) date privind activitățile de securitate și sănătate în muncă (SSM) și situații de urgență (PSI), precum: date privind instruirile, aptitudinea pentru muncă, evidențele obligatorii, precum și alte date cu caracter personal cuprinse în documentele gestionate în cadrul acestor activități;

e) date aferente activităților financiar-contabile și administrării contractelor, precum: date cu caracter personal cuprinse în contracte, facturi, documente justificative, ordine de plată, extrase de cont, conturi bancare, informații privind plățile și alte documente financiar-contabile gestionate de Operator;

f) date cu caracter personal cuprinse în documentele încărcate sau generate de Operator prin intermediul Platformei, indiferent de formatul acestora, inclusiv adeverințe, decizii, rapoarte, procese-verbale, corespondență sau alte documente utilizate în activitatea Operatorului;

g) alte categorii de date cu caracter personal introduse, încărcate sau generate de Operator prin intermediul Platformei, în funcție de activitatea desfășurată și de modulele ori funcționalitățile utilizate.

Operatorul poate introduce în Platformă și alte categorii de date cu caracter personal decât cele prevăzute mai sus, în funcție de activitatea desfășurată și de modulele ori funcționalitățile utilizate. Împuternicitul nu stabilește categoriile de date introduse în Platformă și nu decide asupra necesității, adecvării sau legalității prelucrării acestora, acestea fiind determinate exclusiv de Operator.

4.2. În măsura în care Operatorul utilizează funcționalități ale Platformei care presupun prelucrarea unor categorii speciale de date cu caracter personal și dispune de un temei legal pentru această prelucrare, în sensul art. 9 din GDPR, Împuternicitul va prelucra aceste date exclusiv în baza instrucțiunilor Operatorului, în limitele necesare furnizării serviciilor.

ARTICOLUL 5. Categorii de persoane vizate

5.1. Categoriile de persoane vizate pot include, fără a se limita la:

a) angajații, foștii angajați și candidații la angajare ai Operatorului;

b) colaboratorii, reprezentanții legali, administratorii, persoanele de contact și utilizatorii autorizați ai Operatorului;

c) reprezentanții, persoanele de contact și alte persoane fizice din cadrul clienților, furnizorilor, partenerilor contractuali sau al altor entități cu care Operatorul desfășoară raporturi juridice;

d) alte persoane fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de Operator prin intermediul Platformei, în funcție de activitatea desfășurată și de modulele utilizate.

5.2. Împuternicitul nu stabilește tipurile de date cu caracter personal introduse în Platformă și nu verifică exactitatea, caracterul adecvat, necesitatea sau legalitatea acestora, responsabilitatea pentru stabilirea categoriilor de date prelucrate și pentru respectarea principiilor prevăzute de GDPR revenind exclusiv Operatorului.

ARTICOLUL 6. Durata prelucrării

6.1. Împuternicitul prelucrează datele cu caracter personal pe durata utilizării Platformei de către Operator, precum și ulterior suspendării sau încetării accesului, în condițiile prevăzute de Termenii și Condițiile Platformei, de prezenta Anexă sau de legislația aplicabilă.

6.2. La încetarea raporturilor contractuale dintre părți, Împuternicitul va prelucra în continuare datele cu caracter personal exclusiv în măsura și pe durata necesare:

a) punerii la dispoziția Operatorului a datelor disponibile pentru export, în condițiile prevăzute de Termenii și Condițiile Platformei;

b) respectării obligațiilor legale privind păstrarea anumitor date sau documente, dacă este cazul;

c) efectuării operațiunilor tehnice necesare ștergerii datelor din Platformă și administrării copiilor de siguranță (backup), în conformitate cu politica de retenție aplicabilă.

6.3. La expirarea perioadelor de păstrare prevăzute în Termenii și Condițiile Platformei, Împuternicitul va proceda la ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate în numele Operatorului, cu excepția cazurilor în care păstrarea anumitor date este impusă de legislația aplicabilă.

ARTICOLUL 7. Obligațiile Operatorului

7.1. Operatorul este singurul responsabil pentru stabilirea scopurilor și temeiurilor juridice ale prelucrării datelor cu caracter personal efectuate prin intermediul Platformei, precum și pentru respectarea principiilor prevăzute de GDPR.

7.2. Operatorul garantează că toate datele cu caracter personal introduse, încărcate sau generate prin intermediul Platformei sunt prelucrate în mod legal și că dispune de toate temeiurile juridice necesare pentru această prelucrare.

7.3. Operatorul este responsabil pentru:

a) legalitatea colectării și introducerii datelor în Platformă;

b) exactitatea, caracterul adecvat, actualizarea și integritatea datelor prelucrate;

c) stabilirea categoriilor de date și a persoanelor vizate;

d) respectarea drepturilor persoanelor vizate și furnizarea informațiilor prevăzute de art. 13 și 14 din GDPR;

e) stabilirea perioadelor de păstrare a datelor, în măsura în care acestea nu rezultă din funcționarea Platformei sau din obligații legale aplicabile Împuternicitului.

7.4. Operatorul se obligă să utilizeze Platforma exclusiv în scopuri legale și să nu introducă sau să nu prelucreze prin intermediul acesteia date cu caracter personal cu încălcarea legislației aplicabile.

7.5. În cazul în care Platforma permite prelucrarea unor categorii speciale de date cu caracter personal, Operatorul este responsabil pentru identificarea temeiului juridic aplicabil și pentru implementarea măsurilor necesare în vederea respectării cerințelor prevăzute de GDPR.

7.6. Operatorul va transmite Împuternicitului instrucțiuni documentate privind prelucrarea datelor ori de câte ori acestea depășesc funcționalitățile standard ale Platformei sau sunt necesare pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile.

7.7. Operatorul are obligația să informeze Împuternicitul fără întârzieri nejustificate cu privire la orice incident de securitate cunoscut sau orice suspiciune rezonabilă de incident de securitate care ar putea afecta confidențialitatea, integritatea sau disponibilitatea datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul Platformei ori securitatea Contului de Client.

ARTICOLUL 8. Obligațiile Împuternicitului

8.1. Împuternicitul prelucrează datele cu caracter personal exclusiv în numele și pe seama Operatorului, în baza instrucțiunilor documentate ale acestuia, astfel cum rezultă din Termenii și Condițiile Platformei, din prezenta Anexă, din operațiunile efectuate de Operator prin intermediul Platformei și din orice alte instrucțiuni documentate comunicate ulterior de Operator, în măsura în care acestea sunt conforme cu legislația aplicabilă.

8.2. În cazul în care Împuternicitul apreciază că o instrucțiune primită din partea Operatorului încalcă dispozițiile GDPR sau alte prevederi legale aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal, acesta va informa Operatorul fără întârzieri nejustificate și nu va fi obligat să execute respectiva instrucțiune până la clarificarea situației.

8.3. Împuternicitul se asigură că persoanele autorizate să prelucreze date cu caracter personal s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au obligații legale corespunzătoare de confidențialitate.

8.4. Împuternicitul implementează și menține măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în conformitate cu art. 32 din GDPR, pentru asigurarea unui nivel de securitate corespunzător riscurilor prezentate de prelucrare, ținând seama de stadiul actual al tehnologiei, costurile implementării, natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării.

8.5. Împuternicitul va acorda Operatorului, ținând seama de natura prelucrării si de informațiile de care dispune, asistență pentru:

a) soluționarea cererilor formulate de persoanele vizate în exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR;

b) îndeplinirea obligațiilor prevăzute la art. 32-36 din GDPR, inclusiv în materia securității prelucrării, notificării încălcărilor securității datelor cu caracter personal, evaluărilor de impact asupra protecției datelor și consultării prealabile a autorității de supraveghere.

8.6. Împuternicitul poate utiliza subprocesatori exclusiv în condițiile prevăzute de prezenta Anexă.

8.7. Împuternicitul nu utilizează datele cu caracter personal prelucrate în numele Operatorului în scopuri proprii și nu le divulgă unor terți, cu excepția cazurilor prevăzute de prezenta Anexă, de Termenii și Condițiile Platformei sau de legislația aplicabilă.

8.8. În cazul în care Împuternicitul primește în mod direct o solicitare din partea unei persoane vizate privind exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, acesta va informa Operatorul fără întârzieri nejustificate și nu va da curs solicitării, cu excepția cazului în care are această obligație potrivit legislației aplicabile.

ARTICOL 9. Subprocesatori

9.1. Operatorul acordă Împuternicitului o autorizare generală pentru utilizarea subprocesatorilor, în măsura în care aceasta este necesară pentru furnizarea și operarea Platformei. Împuternicitul se va asigura că:

a) subprocesatorii sunt obligați, prin contract, să respecte obligații privind protecția datelor cu caracter personal echivalente cu cele prevăzute în prezenta Anexă, în măsura în care acestea le sunt aplicabile;b) datele cu caracter personal sunt prelucrate și stocate în Uniunea Europeană, Spațiul Economic European sau în alte jurisdicții care asigură un nivel de protecție adecvat, în conformitate cu GDPR.

9.2. Împuternicitul rămâne pe deplin responsabil față de Operator pentru îndeplinirea obligațiilor privind protecția datelor cu caracter personal de către subprocesatorii utilizați.

ARTICOLUL 10. Măsuri tehnice și organizatorice de securitate

10.1. Împuternicitul implementează și menține măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea unui nivel de securitate corespunzător riscurilor prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, în conformitate cu art. 32 din GDPR.

10.2. Măsurile prevăzute la art. 10.1. sunt stabilite ținând seama de stadiul actual al tehnologiei, costurile implementării, natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, precum și de riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice.

10.3. În funcție de caracteristicile Platformei și de evoluția tehnologiei, măsurile implementate includ, după caz, fără a se limita la:

  • controlul accesului la Platformă și la infrastructura utilizată pentru furnizarea serviciilor;
  • utilizarea unor conexiuni securizate pentru transmiterea datelor;
  • măsuri privind disponibilitatea și restaurarea datelor în cazul unui incident tehnic;
  • copii de siguranță (backup);
  • monitorizarea și jurnalizarea accesului la sistemele informatice, în măsura în care acestea sunt implementate.

ARTICOLUL 11. Încălcarea securității datelor cu caracter personal

11.1. În cazul în care Împuternicitul ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal prelucrate în numele Operatorului, acesta va informa Operatorul fără întârzieri nejustificate, după ce a luat cunoștință de incident.

11.2. În măsura în care informațiile sunt disponibile, notificarea va cuprinde natura incidentului, categoriile de date și persoane vizate afectate, consecințele probabile ale incidentului, precum și măsurile adoptate sau propuse pentru limitarea efectelor acestuia.

11.3. Împuternicitul va acorda Operatorului, într-o măsură rezonabilă, asistența necesară pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de art. 33 și 34 din GDPR.

ARTICOLUL 12. Răspunderea părților

12.1. Fiecare parte răspunde pentru respectarea obligațiilor care îi revin în temeiul GDPR, al prezentei Anexe și al legislației aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.

12.2. Operatorul este exclusiv responsabil pentru:

a) stabilirea scopurilor și temeiurilor juridice ale prelucrării datelor cu caracter personal;

b) legalitatea colectării și introducerii datelor în Platformă;

c) conținutul, exactitatea, caracterul adecvat și actualizarea datelor introduse în Platformă;

d) respectarea drepturilor persoanelor vizate și a obligațiilor de informare prevăzute de GDPR;

e) utilizarea Platformei în conformitate cu legislația aplicabilă.

12.3. Împuternicitul răspunde exclusiv pentru obligațiile care îi revin în calitate de persoană împuternicită, în limitele stabilite de GDPR, de prezenta Anexă și de Termenii și Condițiile Platformei.

12.4. Împuternicitul nu răspunde pentru legalitatea datelor cu caracter personal introduse în Platformă de către Operator, pentru exactitatea sau actualizarea acestora și nici pentru existența unui temei juridic care să permită prelucrarea datelor respective.

ARTICOLUL 13. Transferuri internationale

13.1. Împuternicitul nu va transfera date cu caracter personal în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European decât cu respectarea condițiilor și mecanismelor prevăzute de GDPR, inclusiv prin utilizarea clauzelor contractuale standard sau a altor garanții adecvate, după caz.

ARTICOLUL 14. Dreptul de audit

14.1. Operatorul are dreptul de a solicita informații și documente justificative privind respectarea obligațiilor prevăzute de prezenta Anexă și măsurile tehnice și organizatorice implementate de Împuternicit.

14.2. Operatorul poate efectua un audit privind respectarea obligațiilor prevăzute de prezenta Anexă, cu notificarea prealabilă a Împuternicitului cu cel puțin 10 (zece) zile lucrătoare înainte, în timpul programului normal de lucru și într-un mod rezonabil, astfel încât să nu afecteze în mod nejustificat activitatea Împuternicitului.

14.3. Costurile efectuării auditului sunt suportate de Operator, cu excepția cazului în care auditul evidențiază o încălcare semnificativă a obligațiilor Împuternicitului prevăzute de prezenta Anexă sau de GDPR.